Privacybeleid & Gegevensverwerking

1. Welke gegevens verwerken wij?

Voor het faciliteren van gerichte event-matchmaking verwerken wij uitsluitend de noodzakelijke gegevens:

• Identificatie: Naam, e-mailadres, organisatienaam en functietitel.
• Matchmaking Context: Senioriteitsniveau, sector, doelgroep-interesses en actuele kennisvragen.
• Event Activiteit: Aanwezigheidsstatus bij check-in, tafeltoewijzingen en double opt-in feedback scores.
• Herkenningssleutel: Een versleutelde weergave van je e-mailadres, waarmee wij je terugkennen als je opnieuw deelneemt aan een bijeenkomst van dezelfde organisatie. Zie punt 3.

2. Doeleinden van de verwerking

De matchmaking zelf vindt plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst met de eventorganisator. Voor de analyse over meerdere bijeenkomsten heen (het laatste punt hieronder) geldt het gerechtvaardigd belang van die organisatie; punt 3 licht dat toe.

• Het real-time berekenen van optimale tafelindelingen en 1-op-1 gespreksmatches.
• Het genereren van persoonlijke QR-badges voor 0-seconde incheck aan de zaaldeur.
• Het faciliteren van discrete post-event introducties (Double Opt-in Recap).
• Statistieken en synergie-analyses voor de organisator over het verloop van een bijeenkomst.
• Een analyse per deelnemer voor de organisator van een doorlopende community: hoe vaak je aanwezig was en hoeveel wederzijdse matches dat opleverde. De organisator gebruikt dit om te zien of het lidmaatschap waarde oplevert en om leden gericht te helpen. Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie punt 4.

3. Bewaartermijnen, anonimisering en herkenning

Negentig dagen na een bijeenkomst wissen wij automatisch je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en LinkedIn-profiel uit de gegevens van dat evenement. Wat blijft staan is je activiteit tijdens die bijeenkomst zonder naam: aan welke tafels je zat en welke beoordelingen er zijn gegeven.

Daarnaast bewaren wij een herkenningssleutel. Dat is een versleutelde weergave van je e-mailadres, berekend met een geheime sleutel die alleen wij bezitten. Het e-mailadres zelf bewaren wij niet en is uit deze code niet terug te rekenen. Meld je je later opnieuw aan bij dezelfde organisatie, dan berekenen wij dezelfde code uit het adres dat je dan opgeeft en herkennen wij je daaraan.

Wij zeggen daarom bewust niet dat deze gegevens anoniem zijn. Omdat wij de koppeling bij een nieuwe aanmelding opnieuw kunnen leggen, gelden ze als gepseudonimiseerd en behandelen wij ze als persoonsgegeven, met alle rechten die daarbij horen.

Waarom wij dit doen. Zonder deze sleutel telt elke bijeenkomst opnieuw als een onbekende bezoeker en kan een vereniging of business club niet zien wat het lidmaatschap over de tijd oplevert. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van de organisatie bij het beoordelen en verbeteren van haar programma (AVG artikel 6 lid 1 sub f). Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie punt 4.

Hoe lang. De herkenningssleutel blijft bestaan zolang de organisatie gebruikmaakt van CohesIQ. Hij verdwijnt zodra je daarom vraagt, en zodra de organisatie haar gegevens bij ons laat verwijderen.

Gescheiden per organisatie. Wij houden je deelnames per organisatie apart bij. Ben je lid van twee clubs die allebei CohesIQ gebruiken, dan worden die twee geschiedenissen niet samengevoegd en stellen wij daar geen gezamenlijk profiel uit samen.

4. Jouw Rechten (AVG Art. 15-22)

Elke deelnemer heeft recht op inzage, correctie of volledige verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens. Een verzoek kan te allen tijde worden ingediend via privacy@cohesiq.nl en wordt binnen 5 werkdagen verwerkt.

Inzage en verwijdering na de bewaartermijn. Ook wanneer je naam en adres al gewist zijn, kunnen wij je gegevens terugvinden: geef je e-mailadres op, dan berekenen wij daarmee dezelfde herkenningssleutel, en tonen of wissen wij alles wat daaraan hangt. Het adres dat je in zo'n verzoek opgeeft, gebruiken wij uitsluitend daarvoor.

Bezwaar tegen profilering (AVG artikel 21). Je kunt bezwaar maken tegen de analyse van je deelname. Wij beoordelen je dan niet meer en je verschijnt niet in de ledenanalyse van de organisator. Je kunt gewoon aan bijeenkomsten blijven deelnemen en gematcht blijven worden; het bezwaar geldt alleen de analyse over meerdere bijeenkomsten heen. Dit kan via hetzelfde adres hierboven.